Cómo Docfav puede hacer la gestión de tu clínica más eficiente​

En este artículo te mostraremos cómo lograr una gestión clínica más eficiente. Hablaremos de cómo poder llevar la eficiencia de una clínica al máximo permitido por la tecnología.

La gestión efectiva de una clínica implica realizar diferentes tipos de tareas a lo largo del año. Para ello es necesaria una perfecta sincronización de cientos de acciones. Dedicar el mínimo tiempo a cada tarea será el objetivo principal.

Comencemos por desglosar al detalle la gestión de una clínica: Desde que un paciente realiza la primera acción de agendar una cita, recibe un recordatorio, autoriza el consentimiento de datos (LOPD), realizamos la consulta (video llamada o presencial), añadimos el historial clínico, cobramos la cita y emitimos la factura.

Diagrama de flujo

En Docfav trabajamos estrechamente con cientos de clínicas para mejorar la eficiencia de sus negocios. Por eso vamos a explicar cómo hemos conseguido ahorrar horas de trabajo semanales y ganar orden, seguridad y control.

#1 Por qué una gestión clínica eficiente es importante

Para entender el tiempo que invierten las clínicas en su gestión debemos tener en cuenta la cantidad de empleados, las citas y los pacientes nuevos mensuales. Para esto hemos creado cuatro clínicas ficticias:

Clínica A 1 empleado 10 citas al día por empleado 20 pacientes nuevos al mes
Clínica B 3 empleados 15 citas al día por empleado 40 pacientes nuevos al mes
Clínica C 10 empleados 25 citas al día por empleado 200 pacientes nuevos al mes
Clínica D 20 empleados 25 citas al día por empleado 400 pacientes nuevos al mes
Los datos se han obtenido en una cuesta relacionada a más de 100 profesionales de la salud.

#2 Agendar una cita en la clínica de manera eficiente

Gestión clínica más eficiente

Actualmente la mayoría de las citas se agendan por teléfono o presencialmente en la misma consulta. Normalmente el cliente llama, cogemos el teléfono, le atendemos, buscamos un hueco en la agenda, el cliente lo confirma y anotamos la nueva cita. Así, el tiempo medio por reserva alcanza los 2 minutos.

No es poco el tiempo que destinamos continuamente a cada cita.

Para reducir el tiempo en la recepción de citas, Docfav cuenta con la funcionalidad «portal de cliente«. El portal de cliente, como su propio nombre indica, no es más que un portal exclusivo para el paciente donde el mismo podrá solicitar una cita sin necesidad de interactuar con recepción o el profesional.

 

  Horas al mes Horas ahorradas con Docfav al mes
Clínica A 10 horas al mes Ahorramos 2 horas al mes
Clínica B 45 horas al mes Ahorramos 9 horas al mes
Clínica C 250 horas al mes Ahorramos 50 horas al mes
Clínica D 500 horas al mes Ahorramos 100 horas al mes
Horas perdididas en agendar nuevas citas cada mes. Ejemplo con una reducción del 20%

 

No todos los pacientes se sienten cómodos con este método, pero sí la mayoría. Por eso para nuestras clínicas ficticias de ejemplo, mostramos el ahorro de tiempo si se reducen en un 20% las citas agendadas presencialmente. Los pacientes no necesitan ser atendidos telefónicamente y después de la cita no tienen que esperar en recepción para agendar la siguiente consulta.

Docfav trabaja con clínicas donde más del 50% de las citas son agendadas a través del portal del cliente ahorrando decenas de horas a los negocios.

Gestión clínica más eficiente

 

Un paciente reservando cita desde el portal del cliente

Confirmación de cita

Después de que el paciente haga su reserva online a través del portal del cliente, el profesional puede confirmar la cita. También podrá activar la confirmación automática si no desea revisar cada solicitud. En cuanto el profesional haya confirmado la cita, el cliente recibirá una notificación con todos los detalles de la misma.

Modificar la cita

Estamos intentando reducir al máximo la interacción de la clínica, pero los imprevistos suceden y habrá pacientes que necesiten modificar o incluso cancelar una cita.

Para evitar que el paciente llame a la consulta, pida modificar la cita, busquemos otro hueco libre, eliminemos la cita anterior y apuntemos la nueva, en Docfav dejamos que el propio cliente haga este proceso en un clic. En el mensaje de confirmación que ha recibido tiene la opción de modificar y cancelar la cita.

Evidentemente, Docfav permite configurar la política de cancelación a la clínica. Para evitar cancelaciones de última hora podemos, por ejemplo, permitir cancelar al paciente solamente con más de 72 horas de antelación.

#3 Recordatorio de una cita

Gestión clínica más eficiente

Las clínicas cuentan con un nivel de absentismo elevado y por eso hay que estar detrás de muchos pacientes para que no se les olvide acudir a la cita. Muchos de esos recordatorios todavía se hacen manualmente, es decir, recepción llama al paciente para recordar que tenía una cita en nuestra clínica.

Esto implica buscar el teléfono del paciente en la agenda, esperar a que el paciente conteste, o si no lo hace repetir el proceso varias veces. Es una pérdida de tiempo terrible. Con los recordatorios al paciente vía SMS o Whatsapp nos aseguramos que ese paciente ha recibido una notificación y no olvidará la cita.

En este caso el ahorro de tiempo dependerá del tipo de recurrencia que tengamos con los pacientes. Sabemos que hay clínicas que notifican vía SMS al 100% de los clientes y otros a un 20%. En nuestros ejemplos vamos a suponer que el 50% de los pacientes citados son notificados.

 

  Sin Docfav Con Docfav
Clínica A Perdemos 7,5 horas al mes Ahorramos 3,73 horas al mes
Clínica B Perdemos 33,75 horas al mes Ahorramos 16,86 horas al mes
Clínica C Perdemos 187,5 horas al mes Ahorramos 93,73 horas al mes
Clínica D Perdemos 375 horas al mes Ahorramos 187,48 horas al mes
Ejemplo con una duración de minuto y medio por recordatorio

#4 Consentimiento LOPD

Gestión clínica más eficiente

La normativa europea nos exige tener firmado el consentimiento de los datos recopilados por parte del cliente.

¿Y no es mejor que el paciente acuda ya con el consentimiento firmado en lugar de hacerlo en la propia consulta antes de la cita?

En Docfav tenemos un apartado de clientes y cada vez que registramos a uno nuevo, podemos hacer clic en un botón para enviarle unos credenciales de acceso al portal de cliente. Además de solicitar o modificar sus citas, como ya hemos visto antes, también puede actualizar sus datos generales (teléfono, DNI, etc) y firmar el documento de la LOPD directamente desde su móvil u ordenador.

Si seguimos trabajando de forma manual tenemos que personalizar el documento para el paciente, imprimirlo, esperar que el paciente llegue a tiempo para firmarlo sin retrasar la hora de la cita, escanear el documento y guardar la copia. El tiempo medio que nos llevará será de 7 minutos por paciente. Aunque solamente un 20% de nuestros nuevos pacientes firmen la LOPD, podemos ver un ahorro de tiempo sustancial:

 

  Sin Docfav Con Docfav
Clínica A 2,33 horas al mes Ahorramos 1,16 horas al mes
Clínica B 4,67 horas al mes Ahorramos 2,33 horas al mes
Clínica C 23,33 horas al mes Ahorramos 11,66 horas al mes
Clínica D 46,67 horas al mes Ahorramos 23,33 horas al mes

#5 Videollamada o visita presencial

Consulta presencial o videollamada

Debido a la situación producida por la COVID-19 es importante contar un software para clínicas con la videollamada integrada.

Es muy importante tener todo sincronizado e integrado en la misma plataforma homologada para realizar videollamadas. Ya no se trata solamente de un añadido a tener en cuenta; ahora es imprescindible.

#6 Historia clínica

Historial del paciente

La anamnesis es un trabajo cotidiano en todas las clínicas. Poder elaborar informes de cualquier tipo y almacenarlos en la nube de manera cifrada y siendo accesibles desde cualquier punto de manera instantánea es un valor añadido total.

Pensemos en el tiempo que se tarda en levantarse de la mesa, buscar el clasificador en concreto, buscar el número de historia clínica, abrir el clasificador, consultar los datos y modificarlos. En Docfav el acceso a la información completa de cualquier paciente es cuestión de 5 segundos.

#7 Venta

Cuando finalice la cita puedes acceder al apartado de caja, seleccionar la cita y detallar el método de pago y la cantidad. De esta forma controlaras los ingresos de tu negocio y sabrás si algún cliente tiene pagos pendientes.

También puedes generar un recibo y una factura de forma automática sin necesidad de rellenar nada manualmente.

 

Ya hemos analizado el ahorro de tiempo para una gestión clínica más eficiente, pero solo en lo que al paciente se refiere. Un software médico como Docfav puede ayudarte también a analizar las estadísticas de tu negocio para que accedas a la evolución de la clínica en un vistazo sin tener que interpretar y buscar manualmente los datos.

También aporta visibilidad y presencia online. Con Docfav cada especialista puede activar su perfil público para posicionarse en los resultados de búsqueda y conseguir más visitas en su perfil.

#8 Ya has logrado una gestión clínica eficiente

En resumen, hemos visto que podemos ahorrar tiempo en todos estos pasos:

  • Agendar una cita
  • Confirmar la cita
  • Recordar la cita al cliente
  • Firmar el consentimiento de la LOPD
  • Acceder y modificar la historia clínica
  • Crear la venta

Si sumamos todas las horas que perdemos en cada tarea, llegamos a estos resultados preocupantes:


  Sin Docfav Con Docfav Ahorro con Docfav
Clínica A 19,83 horas 12,94 horas Ahorramos 6,9 horas al mes
Clínica B 83,42 horas 55,23 horas Ahorramos 28,19 horas al mes
Clínica C 460,83 horas 305,44 horas Ahorramos 155,40 horas al mes
Clínica D 921,67 horas 610,85 horas Ahorramos 310,81 horas al mes
Horas ahorradas cada mes

Docfav PRO solo está para aportar valor añadido. Por eso contamos la mejor versión gratuita. Una versión en la que podrás ver que nuestro precio supera con creces el tiempo y el control ganado. Además, si una vez pagado, no crees que aportamos el valor añadido suficiente, contamos con una política de devolución de 30 días por el importe integro.