Recordatorio de citas médicas: reduce la inasistencia

La inasistencia a las citas programadas es uno de los problemas a los que todas las clínicas se enfrentan. Un paciente que no acude a la cita provoca huecos en la agenda difíciles de rellenar y un desajuste organizacional. Así, las ausencias de los pacientes pueden derivar en pérdidas de tiempo, una menor eficiencia y menores ingresos. Por ello, hoy te vamos a hablar sobre una de las mejores herramientas para reducir la tasa de inasistencia a las citas: las plantillas recordatorios de citas médicas.

La clave para que reducir el número de pacientes que no se presentan a las consultas programadas es una comunicación continúa y fluida. Los mensajes recordatorios de citas permiten facilitar la comunicación médico – paciente a la vez que dan la oportunidad de cancelar o posponer una cita.

Lo más sencillo para hacer uso de los recordatorios es utilizar plantillas o modelos. Puedes buscar plantillas en formato PDF o también puedes crearlas y gestionarlas a través de Excel.

Sin embargo, cada vez más clínicas y consultorios se ayudan de algún software que pueda gestionar los recordatorios de citas de manera automatizada. La tecnología puede ser un gran aliado para mejorar la comunicación con nuestros pacientes a la vez que nos permite ahorrar tiempo.

Un software de gestión clínicas puede simplificar mucho la comunicación en tu consultorio. Además, en él podrás encontrar plantillas, modelos y ejemplos de recordatorios de citas. De este modo, podrás gestionar tu agenda de manera eficiente a la vez que la sincronizas con otros calendarios.

Vamos a ver más sobre las diferentes formas de gestionar los recordatorios de citas para que conozcas cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Qué información incluir en una plantilla recordatorio de cita médica

Si tienes un centro de fisioterapia, psicología u otros consultorios médicos, te habrás dado cuenta de lo importante que es poder contar con un sistema, ya sea manual o automatizado, para generar los recordatorios de citas. Una buena manera de gestionarlos es tener plantillas de recordatorios de citas que únicamente tengan que ser rellenadas con la información necesaria.

Ahora te preguntarás qué tipo de información deberías incluir en los recordatorios o qué tipo de mensajes son los más efectivos.

Lo más importante es que sepas que se tratan de simples recordatorios de citas. Por ello, tienen que ser mensajes cortos, claros y simples. No es el momento de escribir largos mensajes o correos. Sin llegar a perder la amabilidad o la cercanía, tienes que conseguir transmitir brevemente la información de las citas y dar opción a cancelar o posponer.

En cuanto a la información que deberías tener en cuenta, creemos que se debe incluir:
➜ Fecha y hora de la cita
➜ Lugar de la cita (o link en caso de que sea una consulta online o videollamada)
➜ Nombre de tu clínica y datos de contacto (número de teléfono o correo)
➜ Políticas sobre los retrasos / cancelaciones / ausencias de citas.

Estos son algunos datos básicos que deberías incluir en todos los recordatorios. Más allá, deberías tener la posibilidad de personalizarlos e incluir otro tipo de información como qué debería llevar un paciente o si es necesario algún tipo de preparación por su parte.

La clave es que, cuidando el tono del mensaje, consigas que tus pacientes en un par de segundos y a simple vista vean que tienen una cita y la información más importante en cuanto a la misma.

Las ventajas de utilizar recordatorios de citas

Una de las mayores ventajas de contar con un sistema de recordatorio de citas, es que las citas perdidas o el incumplimiento de citas baja notoriamente desde que lo comienzas a usar.

Gestionar los recordatorios manualmente es una actividad bastante pesada. Hay que organizar a todo el equipo médico para realizar llamadas o enviar mensajes y correos que recuerden a cada paciente su cita.

Actualmente y gracias a los avances tecnológicos no hace falta dedicar todo ese tiempo. Es posible reducir la tasa de inasistencia de manera automática con programas informáticos que gestionen los recordatorios a los pacientes.

Este tipo de programas informáticos cuentan no solo con toda la información que necesitas ingresar de la cita y del paciente, sino también con un sistema de automatización integrado. Por medio de mensajes o llamadas puedes recordar a los pacientes sus citas 24 horas antes.

Contar con un software como Docfav, que cuenta con el sistema de recordatorio de citas va a permitir que el tiempo que tengas que dedicar a esta labor sea mínimo. Además, este software tiene la opción de agenda online para médico y se sincroniza con otros calendarios como el de Gmail o Outlook. Así, los profesionales verán como gestionar su tiempo es mucho más fácil.

Una vez cuentes con este tipo de software, verás como las inasistencias van disminuyendo y tus pacientes cada vez van a confiar más en ti y en tu clínica.

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